Bestuur

IAPC heeft een (deeltijds) Bestuur van studenten dat ieder jaar rond oktober wisselt. Er zijn vijf functies die verdeeld worden over de beschikbare bestuurders. De overige twee functies worden deels door het bestuur en deels door commissarissen uitgevoerd. In het collegejaar 2017-2018 bestaat het 30e Bestuur der Stichting IAPC uit vier coöperanten:

  • Rolf van Kleef — Voorzitter
  • Tjalling Hoogendoorn — Secretaris & PR manager
  • Marije Mulder — Penningmeester & Technisch manager
  • Luuk Lenders — Logistiek manager & Boekenmanager

Collectieve verantwoordelijkheid

Het bestuur is collectief verantwoordelijk voor:

  1. het werven en inwerken van coöperanten;
  2. het bijhouden van een overzichtelijke administratie betreffende de logistieke activiteiten van de stichting;
  3. het op een regelmatige basis verzorgen van borrels en andere activiteiten ten behoeve van het persoonlijk contact tussen de coöperanten;
  4. een goed beheer van eigendommen van de stichting en ter beschikking gestelde roerende en onroerende goederen;
  5. het op de hoogte zijn en naleven van contracten met derden.

Voorzitter

Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter:

  1. algemene leiding te geven aan de stichting;
  2. vergaderingen en bijeenkomsten van het bestuur alsook de coöperantenvergaderingen te leiden;
  3. toezicht te houden op de werkzaamheden van alle coöperanten van IAPC (behalve de Raad van Toezicht), en deze te coördineren;
  4. contacten buiten de stichting te onderhouden voor zover deze contacten niet onder de verantwoordelijkheid van een ander bestuurslid vallen.

Secretaris

Het is de verantwoordelijkheid van de secretaris:

  1. de algemene correspondentie te verzorgen, waarvan hij kopie houdt;
  2. ervoor te zorgen dat alle vergaderingen, bijeenkomsten, verkiezingen en stemmingen tijdig worden aangekondigd. Indien er een termijn in statuten en / of HR staat aangegeven dient deze te worden gerespecteerd;
  3. de notulen van de bestuursvergaderingen tijdig uit te werken, te verspreiden en te archiveren;
  4. een secretarieel jaarverslag te maken;
  5. een goed beheer en onderhoud van het archief te voeren;
  6. een coöperantenbestand bij te houden;
  7. het winkeldienstrooster op te stellen.

Penningmeester

Het is de verantwoordelijkheid van de penningmeester:

  1. de algehele financiële situatie van de stichting in de gaten te houden;
  2. de gelden van de stichting te beheren;
  3. het financieel jaarverslag te maken;
  4. dat de boekhouding een actueel beeld geeft van de huidige situatie;
  5. erop te letten dat de begroting wordt nageleefd;
  6. er voor te zorgen dat de boekhouding te allen tijde beschikbaar en bereikbaar is voor de kascommissie en de algemeen bestuursleden.

Logistiek Manager

Het is de verantwoordelijkheid van de logistiek manager:

  1. ontwikkelingen in de markt in de gaten te houden en het assortiment hierop af te stemmen;
  2. de voorraad op de vraag af te stemmen;
  3. de voorraad op peil te houden;
  4. een ordelijke administratie over de bestellingen te voeren, zowel de bestellingen van klanten als van IAPC zelf;
  5. bestellingen te plaatsen en verwerken;
  6. overleg te plegen met de penningmeester voor het vaststellen van de prijzen;
  7. contacten te onderhouden met leveranciers en het leveranciersbestand waar nodig te herzien.

Technisch Manager

Het is de verantwoordelijkheid van de technisch manager:

  1. de kennis over de stand van zaken in de computertechniek op peil te houden;
  2. de assemblage van complete systemen te coördineren;
  3. de RMA-afhandeling te realiseren;
  4. retourzendingen af te handelen en te verwerken;
  5. de logistiek manager te informeren over slechte producten.

PR-manager

Het is de verantwoordelijkheid van de PR-manager:

  1. de naamsbekendheid onder studenten en medewerkers binnen de UT te vergroten;
  2. aanboren van advertentiekanalen via communicatiekanalen van UT-organisaties;
  3. klanten en potentiële klanten te informeren over het assortiment en de openingstijden;
  4. promotieacties te organiseren om IAPC extra onder de aandacht te brengen;
  5. het bijhouden en bekend maken van nieuwe ontwikkelingen in de computertechniek.

Boekenmanager

Het is de verantwoordelijkheid van de Boekenmanager:

  1. contact met de leveranciers en Aangesloten Studieverenigingen te onderhouden;
  2. toe te zien op het tijdig inspelen op vereiste acties inzake de boekenleveringscycli;
  3. toe te zien op de volbrenging van contractuele verplichtingen naar boekenleverancier en aangesloten studieverenigingen;
  4. studiebenodigdheden van (aangesloten) studieverenigingen te inventariseren en te voorspellen;
  5. studiebenodigdheden te bestellen bij leveranciers;
  6. studiebenodigdheden uit te leveren aan studenten;
  7. regelmatig overleg te plegen met partners en leveranciers;
  8. te communiceren met studenten over bestel- en leveringsmomenten.