Huishoudelijk Reglement

19 februari 2016

Inhoudsopgave

1. ALGEMENE BEPALINGEN

2. BESTUUR

3. BESTUURSCOMMISSIES

4. BOEKENVERKOOP

5. VERSLAGGEVING

6. SLOTBEPALING


1. Algemene bepalingen

Artikel 1.1.

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • Stichting: Stichting Inter-Actief Personal Computing (of IAPC);
  • Statuten: de statuten van de Stichting Inter-Actief Personal Computing;
  • UT: de Universiteit Twente;
  • HR: Het huishoudelijk reglement van Stichting Inter-Actief Personal Computing (dit document);
  • Bestuur: het orgaan zoals bedoeld in artikel 4 lid 1a van de Statuten;
  • Raad van Toezicht: het orgaan zoals bedoeld in artikel 4 lid 1b van de Statuten;
  • Coöperant: bij Stichting IAPC aangesloten actieveling, die de activiteiten van Stichting IAPC ondersteunt (inclusief leden van het Bestuur en de Raad van Toezicht);
  • Dagmanager: door het Bestuur aangewezen Coöperant, met de specifieke taakstelling tot het fungeren als direct verantwoordelijke voor de uitvoer van een of meerdere winkeldiensten;
  • Aangesloten Studievereniging: een studievereniging die met IAPC een aansluitingscontract heeft afgesloten voor advies, verkoop en bemiddeling in de verkoop van studiebenodigdheden aan de verenigingsleden;
  • Kascommissie: een langlopende commissie van de Stichting, ingesteld en benoemd door de Raad van Toezicht, die tot taak heeft de boeken en bescheiden van de penningmeester en de financiële jaarstukken van de Stichting te controleren. De Kascommissie valt onder de verantwoordelijkheid van- en rapporteert aan de Raad van Toezicht.

2. Bestuur

Artikel 2.1.

Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter:

  1. algemene leiding te geven aan de Stichting;
  2. vergaderingen en bijeenkomsten van het Bestuur alsook de Coöperantenvergaderingen te leiden;
  3. toezicht te houden op de werkzaamheden van alle Coöperanten van IAPC (behalve werkzaamheden gerelateerd aan zaken betreffende de Raad van Toezicht), en deze te coördineren;
  4. contacten buiten de Stichting te onderhouden voor zover deze contacten niet onder de verantwoordelijkheid van een ander bestuurslid vallen.

Artikel 2.2.

Het is de verantwoordelijkheid van de secretaris:

  1. de algemene correspondentie te verzorgen, waarvan hij kopie houdt;
  2. ervoor te zorgen dat alle vergaderingen, bijeenkomsten, verkiezingen en stemmingen tijdig worden aangekondigd. Indien er een termijn in Statuten en / of HR staat aangegeven dient deze te worden gerespecteerd;
  3. de notulen van de bestuursvergaderingen en vergaderingen van de Raad van Toezicht waarbij het Bestuur tegenwoordig of vertegenwoordigd is tijdig uit te werken, te verspreiden en te archiveren;
  4. een secretarieel jaarverslag te maken;
  5. een goed beheer en onderhoud van het archief te voeren;
  6. een Coöperantenbestand bij te houden;
  7. het winkeldienstrooster op te stellen.

Artikel 2.3.

Het is de verantwoordelijkheid van de penningmeester:

  1. de algehele financiële situatie van de Stichting in de gaten te houden;
  2. de gelden van de Stichting te beheren;
  3. het financieel jaarverslag te maken;
  4. dat de boekhouding een actueel beeld geeft van de huidige situatie;
  5. te letten op het naleven van de begroting;
  6. er voor te zorgen dat de boekhouding te allen tijde beschikbaar en bereikbaar is voor de Kascommissie, het Bestuur en de leden van de Raad van Toezicht.

Artikel 2.4.

Het is de verantwoordelijkheid van de logistiek manager:

  1. ontwikkelingen in de markt in de gaten te houden en het assortiment hierop af te stemmen;
  2. het assortiment in overleg met de technisch manager af te stemmen;
  3. de voorraad op de vraag af te stemmen;
  4. de voorraad op peil te houden;
  5. een ordelijke administratie over de logistieke activiteiten te voeren, waaronder wordt verstaan de bestellingen – zowel de bestellingen van klanten als van IAPC zelf – en andere activiteiten verwant aan de goederenstroom;
  6. bestellingen te plaatsen en verwerken;
  7. retourzendingen naar de leveranciers af te handelen en te verwerken, welke uit de overige verantwoordelijkheden van de logistiek manager voortkomen;
  8. overleg te plegen met de penningmeester voor het vaststellen van de prijzen;
  9. contacten te onderhouden met leveranciers en het leveranciersbestand waar nodig te herzien.

Artikel 2.5.

Het is de verantwoordelijkheid van de technisch manager:

  1. de kennis over de stand van zaken in de computertechniek op peil te houden;
  2. de assemblage van complete systemen te coördineren;
  3. de return merchandise authorization (RMA)-afhandeling, ofwel de retourenstroom, te realiseren;
  4. retourzendingen naar de leveranciers af te handelen en te verwerken, welke uit de overige verantwoordelijkheden van de technisch manager voortkomen;
  5. de logistiek manager te informeren over tekortkomingen in producten met doel het assortiment beter af te stemmen.

Artikel 2.6.

Het is de verantwoordelijkheid van de PR-manager:

  1. de naamsbekendheid onder studenten en medewerkers binnen de UT te vergroten;
  2. aanboren van advertentiekanalen;
  3. klanten en potentiële klanten te informeren over het assortiment en de openingstijden;
  4. promotieacties te organiseren om IAPC extra onder de aandacht te brengen;
  5. het bijhouden en bekend maken van nieuwe ontwikkelingen in de computertechniek.

Artikel 2.7.

Het is de verantwoordelijkheid van de boekenmanager:

  1. contact met de leveranciers en Aangesloten Studieverenigingen te onderhouden;
  2. toe te zien op het tijdig inspelen op vereiste acties inzake de boekenleveringscycli;
  3. toe te zien op de volbrenging van contractuele verplichtingen naar boekenleverancier en Aangesloten Studieverenigingen;
  4. studiebenodigdheden van Aangesloten Studieverenigingen te inventariseren en te voorspellen;
  5. studiebenodigdheden te bestellen bij leveranciers;
  6. de uitlevering van studiebenodigdheden aan studenten te faciliteren;
  7. regelmatig overleg te plegen met Aangesloten Studieverenigingen, leveranciers en andere actoren in het boekenproces;
  8. te communiceren met studenten over bestel- en leveringsmomenten.

Artikel 2.8.

Verder is het Bestuur collectief verantwoordelijk voor:

  1. het werven en inwerken van Coöperanten, behoudens voor de Raad van Toezicht, welke daar zelf in voorziet;
  2. het bijhouden van een overzichtelijke administratie betreffende de activiteiten van de Stichting;
  3. het op een regelmatige basis verzorgen van borrels en andere activiteiten ten behoeve van het persoonlijk contact tussen de Coöperanten;
  4. een goed beheer en onderhoud van infrastructurele zaken die het proces van de Stichting faciliteren;
  5. een goed beheer van eigendommen van de Stichting en ter beschikking gestelde roerende en onroerende goederen;
  6. het op de hoogte zijn en naleven van contracten met derden.

Artikel 2.9.

Te allen tijde dient er duidelijkheid te zijn welk Bestuurslid de verantwoordelijkheid voor de in artikel 2.1 tot en met 2.8 omschreven taken heeft. In het bijzonder bij het aantreden van het Bestuur dient het aan te geven hoe bovenstaande verantwoordelijkheden verdeeld zijn. Het verschuiven van de taken gedurende het Bestuursjaar dient te worden besloten in een Bestuursvergadering.

Artikel 2.10.

Het Bestuur dient na te streven dat de relaties tussen IAPC en andere organisaties zo goed mogelijk onderhouden worden. Met name verdienen de relaties met I.C.T.S.V. Inter-Actief, Aangesloten Studieverenigingen, de Student Union en de faculteit EWI van de Universiteit Twente speciale aandacht.

Artikel 2.11.

De notulen van Bestuursvergaderingen zijn openbaar voor alle Coöperanten van de Stichting, hiervan uitgezonderd passages betreffende natuurlijke personen.

3. Bestuurscommissies

Artikel 3.1.

Het Bestuur kan commissies instellen die het Bestuur ondersteunen met uitvoerende taken binnen IAPC. Hieronder vallen o.a. het verkopen, het informeren en adviseren en het op verzoek ondersteunen van het Bestuur.

Artikel 3.2.

Coöperanten kunnen lid zijn van één of meer commissies.

Artikel 3.3.

Indien een Coöperant herhaaldelijk zijn verplichtingen niet nakomt, kan hij door het Bestuur ter verantwoording worden geroepen. Indien zijn nalatigheid ernstige vormen aanneemt, zal in een vergadering van het Bestuur zijn commissielidmaatschap ter discussie worden gesteld. De Coöperant in kwestie moet in de gelegenheid worden gesteld om zich tegenover het Bestuur te verdedigen. In zwaarwegende of langdurige conflicten tussen Coöperant en het Bestuur kan de Raad van Toezicht als bemiddelaar worden ingesteld. Op bemiddeling door de Raad van Toezicht kan aanspraak worden gedaan door beide partijen in het conflict. Tevens kan de Raad van Toezicht zelfstandig besluiten als bemiddelaar op te treden in een bestaand conflict tussen Coöperant en Bestuur.

Artikel 3.4.

Het Bestuur dient minstens drie keer per jaar een vergadering te houden—de zogeheten Coöperantenvergadering—voor welke alle Coöperanten zijn uitgenodigd. De oproeptermijn van een Coöperantenvergadering bedraagt minimaal een week.

4. Boekenverkoop

Artikel 4.1.

De Stichting regelt de verkoop van studiebenodigdheden (boekenverkoop) voor alle Aangesloten Studieverenigingen. Met de Aangesloten Studieverenigingen is een aansluitingscontract afgesloten.

Artikel 4.2.

Afspraken en procedures—aanvullend op de Statuten en andere reglementen—zijn vastgelegd in het aansluitingscontract.

5. Verslaggeving

Artikel 5.1.

Het Bestuur houdt van iedere Bestuursvergadering notulen bij, die bij de volgende Bestuursvergadering dienen te worden goedgekeurd. Daarnaast wordt van iedere vergadering van de Raad van Toezicht notulen bijgehouden, welke bij de volgende vergadering van de Raad van Toezicht dienen te worden goedgekeurd. Deze notulen zullen door het Bestuur bijgehouden worden in vergaderingen waarbij het Bestuur tegenwoordig of vertegenwoordigd is. Bij vergaderingen van de Raad van Toezicht waarbij het Bestuur niet tegenwoordig of vertegenwoordigd is voorziet de Raad van Toezicht zelf in het bijhouden van notulen.

Artikel 5.2.

Ten minste vier keer per jaar dient het Bestuur aan de Raad van Toezicht te rapporteren over de algemene gang van zaken.

Artikel 5.3.

Een rapportage zoals bedoeld in artikel 5.2 dient in ieder geval de volgende elementen te bevatten:

  • Beleidsverantwoording van alle Bestuursleden;
  • De actuele stand van zaken met betrekking tot de financiën.

Artikel 5.4.

Tenminste eenmaal per maand dient een voorraadtelling te worden uitgevoerd door tenminste twee Bestuursleden of een Bestuurslid met een oud-Bestuurslid. Het resultaat van de voorraadtelling wordt geregistreerd middels de op dat moment gangbare methodiek.

Artikel 5.5.

De dienstdoende Dagmanager dient voor en na openingstijd(en) een kastelling te houden, waarvan het resultaat wordt geregistreerd middels de op dat moment gangbare methodiek.

Artikel 5.6.

Het Bestuur is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van stukken voor vergaderingen van de Raad van Toezicht waarbij het Bestuur tegenwoordig of vertegenwoordigd is. De termijn voor het aanleveren van de vergaderstukken bedraagt tenminste zeven kalenderdagen voor aanvang van de vergadering.

6. Slotbepaling

Artikel 6.1.

Bij geschillen over interpretatie van de Statuten en/of het HR beslist het Bestuur. Hiertegen hebben alle Coöperanten het recht beroep aan te tekenen bij de Raad van Toezicht.